Планирование работы волонтеров



Достаточно часто организации привлекают волонтеров, не думая о последствиях своих действий и не проведя соответствующую подготовку. С одной стороны, это может спровоцировать неприятие волонтеров штатными сотрудниками, так как они чувствуют, что к ним предъявляются чрезмерные требования и у них, собственно, нет возможности заниматься волонтерами. С другой стороны, волонтеры могут испытать разочарование, поскольку они не чувствуют, что их знания и навыки востребованы, а деятельность приносит ощутимую пользу.
Поэтому работа с волонтерами — это не спонтанные действия, ей должны предшествовать тщательный анализ и подготовка.

Начать следует с планирования работы волонтеров в организации, которое является одним из основополагающих элементов волонтерского менеджмента. Планирование позволяет руководству организации и сотрудникам определить свои ожидания от работы волонтеров, дает возможность достичь единого понимания целей привлечения волонтеров, определить задачи сотрудников при работе с волонтерами и уже заранее предусмотреть и устранить возможные неясности и проблемы.
Безусловно, не всегда все происходит так, как мы это планируем, но наличие плана дает нам больше возможностей и уверенности в том, что мы сможем наиболее адекватно отреагировать на изменения, затратив при этом наименьшее количество дополнительных ресурсов.

Задачи планирования состоят в том, чтобы:


• Определить, в чем будет заключаться роль волонтеров в организации
• Найти наиболее подходящие виды деятельности для волонтеров с учетом потребности организации, получателей услуг, самих волонтеров и других заинтересованных сторон (например, администрации учебного заведения)
• Определить, сколько необходимо волонтеров для того или иного вида деятельности
• Предусмотреть и минимизировать возможные риски, связанные с привлечением волонтеров
• Определить, какое именно обучение и поддержка необходима волонтерам
• Определить, какие ресурсы необходимы для того, чтобы волонтеры могли осуществлять свою деятельность, и убедиться в наличии этих ресурсов.
При планировании крайне важно быть реалистичным, ставить приоритеты и не проводить планирование в одиночку, вовлекать в него всех, кого касается деятельность волонтеров.



Стороны, которые должны привлекаться к планированию (группа планирования):


• Сотрудники с необходимым опытом и знаниями, в таких областях, как связи с общественностью, бухгалтерский учет, менеджмент, планирование программ, руководство волонтерами
• Представители руководства и Правления организации
• Действующие волонтеры и волонтеры в прошлом



Этапы/вопросы планирования
В ходе планирования необходимо найти ответы на базовые вопросы:
1) Почему/зачем?
В начале планирования крайне важно иметь четкое представление, почему/зачем организация хочет привлечь или привлекает волонтеров? Чтобы ответить на него, все вовлеченные в планирование работы волонтеров должны иметь общую точку зрения на волонтерскую деятельность, то есть на роль волонтеров и ценность их вклада.
Волонтеры не могут привлекаться в организацию «на всякий случай».
Понимание данного вопроса будет служить гарантией того, что сотрудники организации будут относиться к волонтерам так, как они этого заслуживают, то есть с вниманием, и будут оказывать им поддержку. Существенную помощь дает наличие в организации документа под названием Волонтерская Политика, в котором подробно описываются подходы и обязательства организации в отношении волонтеров, а также цели и задачи привлечения волонтеров, их роль в организации и система поддержки.

2) В каких именно областях деятельности будут задействованы волонтеры и чем именно они будут заниматься.
Для этого следует рассмотреть все виды деятельности, которые осуществляет ваша организация с точки зрения возможности привлечения к ним волонтеров. Так же можно рассмотреть возможность создания новой программы при помощи волонтеров.
Итак, мы, например, определились, что привлекаем волонтеров для программы оказания медико-социальных услуг пожилым и одиноким людям и программы профилактики ВИЧ/СПИДа среди молодежи. Кроме того, мы заинтересованы начать новую программу, например, социальной интеграции национальных меньшинств. Нашим следующим шагом будет − определить, чем именно будут заниматься волонтеры в данных программах.
Термин «волонтер» говорит только о том, что человек действует по доброй воле и не получает финансового вознаграждения за свою работу в программе, но не дает объяснения, чем занимается человек. То есть необходимо определить его должность в программе. Это может быть инструктор, административный помощник, специалист по связям с общественностью, организатор публичной акции и т.д. Помимо участия в программе волонтеры могут привлекаться и для работы в Правлениях и комиссиях (например, ревизионной).
Вопреки существующим предубеждениям на этот счет отсутствие заработный платы у волонтеров совершенно не мешает им занимать ту или иную должность в организации.

3) Какие потребности у организации в волонтёрах? (сколько волонтеров необходимо)
Данный вопрос зависит от нескольких факторов:
• Территории охвата деятельности: мероприятия могут проходить в различных, отдаленных друг от друга населенных пунктах. В таких случаях есть смысл разделить территорию на участки, прикрепив к каждому участку тех волонтеров, которые живут поблизости. В этом случае вам потребуется больше волонтеров, но в результате вы получите существенную экономию времени и транспортных расходов.
Также количество волонтёров зависит от числа получателей услуг НКО и степени в их нуждаемости: существует прямая зависимость между количеством человек, которые вы планируете охватить своей программой и числом привлекаемых волонтеров.
Например, вам необходимо провести акцию по сбору подписей в поддержку Инклюзивного образования. Вы планируете собрать более 2000 подписей. Длительность акции три часа. Примерно один волонтёров за данное время сможет собрать 50 подписей. Значит вам необходимо 40 волонтёров. Или другой пример: при осуществлении программы социальной помощи одиноким людям на дому следует правильно оценить количество человек, которым ваша организация при помощи волонтеров предоставляет услуги и как часто необходимы визиты волонтеров. Так, из 20 получателей услуг 5 могут требовать ежедневных посещений, тогда как к остальным 15 волонтеры будут приходить один раз в неделю.

4) Каким свободным временем располагают волонтеры?:
Как правило, для волонтеров учеба или работа является основной (приоритетной) деятельностью. Кроме того, у них есть и другие интересы, а также семья и друзья. Поэтому волонтерской работе они могут посвятить лишь часть своего свободного времени.
Считается, что в среднем волонтер может уделять работе в организации до 12 часов в месяц. При этом необходимо учитывать, что в эти 12 часов входит и время на обучение волонтера и на подготовку к мероприятиям. Повышенные требования к волонтеру, например, чтобы он посвящал больше времени волонтерской деятельности, могут привести к тому, что волонтер станет перед необходимостью сделать выбор и, скорее всего, покинет организацию.

5) Кто будет осуществлять и контролировать работу волонтёров?
Организация должна представлять, кто именно из сотрудников будет вовлечен в работу с волонтерами, сколько времени будет занимать эта работа и в чем именно заключаться. Волонтеру также необходимо знать, кто отвечает за ту или иную деятельность в организации, то есть к кому он может обратиться и перед кем он несет ответственность за выполняемую им работу.
В крупной организации должен быть человек, который отвечает за работу с волонтерами в целом. Наименование должности человека, осуществляющего руководство работы волонтеров, может быть различной: директор волонтерских программ, менеджер по работе с волонтерами, руководитель волонтеров. Главное, что этот человек должен быть связующим звеном между волонтерами и штатными сотрудниками, равно как и между организаций и обществом по вопросам привлечения волонтеров и подведением результатов их деятельности.
В идеале, это должна быть оплачиваемая должность с полной занятостью, но эту работу может осуществлять и волонтер, прошедший обучение, имеющий достаточный опыт работы в организации и руководства людьми.
Золотым правилом координатора является выражение: «Обаяние поможет привлечь волонтеров, но только компетентность поможет их удержать…».
В целом, можно выделить следующие задачи/перечень обязанностей координатора по работе с волонтерами:
• Планирование и осуществление набора волонтеров
• Определение, в каких областях деятельности будут задействованы волонтеры
• Подготовка описания работы для каждой волонтерской должности
• Проведение собеседования, отбор и закрепление волонтеров за видами деятельности и непосредственными руководителями
• Планирование и осуществление ориентации и обучения волонтеров
• Поиск и предоставление волонтерам ресурсов для работы
• Ведение повседневной регистрации работы волонтеров (волонтерской документации)
• Распространение среди общественности информации о деятельности волонтеров и поддержка связей с
другими организациями и донорами
• Поддержка волонтеров по мере необходимости (дополнительное обучение, консультирование, информация)
• Оценка организации работы с волонтерами
Основой эффективной деятельности непосредственного руководителя волонтеров является представление того, что организация ожидает от волонтера и в какой поддержке нуждается волонтер. Крайне важным для руководителя волонтерами является хорошее владение коммуникационными навыками — основе любого успешного взаимодействия между людьми.

6) Как/каким образом будет реализована работа с волонтёрами?
А именно: разрабатывается система привлечения и обучения волонтеров, их роль и должностные обязанности, механизмы коммуникации и отчетности, правила техники безопасности, а также критерии оценки организации и осуществления работы волонтеров
При осуществлении программы могут использоваться различные методы, например, для проведения мероприятий по профилактике ВИЧ/СПИДа можно использовать метод «равный − равному», лекции, массовые акции (тематические дискотеки, концерты), дебаты, круглые столы, распространять печатную информацию. Также эти мероприятия могут быть однократными или подразумевать регулярную деятельность. Соответственно, в зависимости от используемого метода, требуется различное число волонтеров.
Планируя систему привлечения и обучения волонтеров, мы благодаря предыдущим вопросам уже знаем, на какую конкретно работу и сколько волонтеров нам необходимо, представляем, кто будет заниматься волонтерами, то есть осуществлять набор, собеседование, обучение, руководство и оценку. Поэтому нам остается ответить на следующие вопросы:
1) Какие методы будут использованы для набора волонтеров?
2) На какой срок (короткий, длительный) мы привлекаем волонтеров?
3) Какими именно навыками и умениями должен обладать волонтер?
4) Какие ресурсы необходимы для набора и обучения волонтеров и какими ресурсами организация располагает?
5) Какие методы будут использованы при обучении волонтёров и в их деятельности?
Отвечая на вопрос, какие методы будут использованы для набора волонтеров, мы опираемся на знание нашей целевой группы, то есть мы должны иметь представление, кого мы прежде сего хотим видеть в качестве наших волонтеров. И тогда мы можем выбрать и использовать наиболее эффективные методы привлечения. Для более детальной информации о методах смотри раздел «Привлечение волонтеров».
Срок привлечения зависит от двух факторов: от волонтера (не все волонтеры заинтересованы быть задействованными на длительный срок) и самой программы – сколько времени она будет длиться. В зависимости от того, на какой период времени вы планируете привлечь волонтеров, будет зависеть решение о том, какое обучение необходимо предложить волонтерам и какие ресурсы инвестировать в них. Если вы рассчитываете, что волонтер будет задействован в проведении не только одной акции, а останется в организации в течение как минимум полугода, то в этом случае целесообразно предусмотреть для него помимо вводного еще и дополнительное обучение (для поддержания качества работы) и предусмотреть мотивационные мероприятия.
При осуществлении программы могут использоваться различные методы, например, для проведения мероприятий по профилактике ВИЧ/СПИДа можно использовать метод «равный − равному», лекции, массовые акции (тематические дискотеки, концерты), дебаты, круглые столы, распространять печатную информацию. Также эти мероприятия могут быть однократными или подразумевать регулярную деятельность. Соответственно, в зависимости от используемого метода, требуется различное число волонтеров.

При построении детальной политики НКО по работе с волонтёрами вы значительно облегчите свой труд и сможете предупредить различные негативные ситуации.

Материал подготовлен
Татьяной Фомичевой